تقدم الهيئات المختصة أفضل ممارسات إدارة التصاريح التي تسمح للموظفين باستخراج التصاريح والتراخيص اللازمة في كل المجالات من خلال طرق سهلة وبسيطة بدون أي مجهود أو تضييع للوقت.
ومع التطور التكنولوجي الحديث والحرص على أتمام كل الأعمال في المؤسسات أصبح من السهل القيام بكل الخطوات اللازمة للعمل على استخراج أي تصاريح بشكل إلكتروني من خلال المواقع الرسمية للهيئات المختصة، وذلك حرصا على توفير الجهد والوقت.
ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف معا على أفضل الممارسات التي تقوم بها إدارة التصاريح والعمل بشكل مبسط دون أي تعقيدات.
أفضل ممارسات إدارة التصاريح
أفضل ممارسات إدارة التصاريح
تعتبر تصاريح العمل من أهم الأدوات والوسائل التي تحقق الأمن والسلامة للعاملين في المؤسسات سواء كان في القطاع العام أو الخاص، هي بمثابة العنصر الأساسي الذي يضمن للعاملين حقوقهم في المؤسسات مما يضمن بيئة عمل آمنة وصالحة للجميع سواء لأصحاب العمل أو الموظفين أنفسهم، وبالتالي يصب ذلك كله في مصلحة الدولة والإنتاجية وتحقيق الاستقرار الاقتصادي والأمني في البلاد، وهو ما تسعى إليه إدارة التصاريح بالتحديد.
ولا شك أن التكنولوجيا الحديثة لها يد فعالة في تطوير العمل بإدارة التصاريح كواحدة من الأنظمة الإدارية الهامة في المؤسسات، حيث تم إدخال العديد من البرامج التقنية المتطورة التي ساهمت في إنجاح عملية الإدارة بشكل أكثر سلاسة ودقة، وساعد بشكل كبير في تحقيق السلامة المطلوبة، والتي يمكن اعتبارها من أفضل ممارسات إدارة التصاريح.
نظرة على نظام تصاريح العمل القديم
يمكننا معرفة أفضل ممارسات إدارة التصاريح من خلال استعراض طريقة العمل التقليدية التي كانت تسير عليها الإدارة في السابق وقبل تطبيق الوسائل التقنية الحديثة في نظام العمل وإدارته بالشكل الحالي، فقد كان نظام العمل يتم من خلال الملفات والأوراق التقليدية التي كان يتم استخدامها في جميع المؤسسات سواء العامة أو الخاصة قبل إدخال العمل الرقمي.
وكانت الإجراءات تتم في إدارة التصاريح بشكل روتيني كامل يحتاج وقت طويل وخطوات طويلة وإجراءات من عدة أقسام يقوم الشخص بإنهائها مما يستغرق الكثير من الوقت والجهد حتى ينجح في استخراج الموافقات اللازمة والمستندات التي تثبت تحقيق الامتثال للوائح والقوانين.
بالإضافة إلى البيروقراطية وعدم التزام بعض الموظفين بتطبيق العمل السلس وتعمد التعسف في تطبيق اللوائح مما أدى إلى الكثير من الإرهاق الذي جعل البعض أحيانا يلجأ إلى التهرب من القيام بهذه الإجراءات والعمل بشكل مخالف إذا كان هذا ممكن.
نظام تصاريح العمل الرقمي
بعد أن تعرفنا على الطريقة التي كان يتم العمل من خلالها في إدارة التصاريح وفقا للنظام القديم، نتعرف فيما يلي على الطفرة التكنولوجية الجديدة التي حدثت في هذا النظام ضمن التطوير التكنولوجي في المؤسسات وتطبيق النظام الرقمي في محاولة لاستعراض أفضل ممارسات إدارة التصاريح من خلال هذا النظام المتطور.
وقد قامت إدارة التصاريح بوضع برنامج رقمي جديد يمكن اعتباره بمثابة طفرة عظيمة ساعدت في تحسين نظام الأمن والسلامة في العمل خاصة مع بيئات العمل التي أصبحت متسارعة بشكل أكبر عن ذي قبل.
ويتضمن برنامج إدارة التصاريح الرقمي العديد من المزايا التي أدت إلى إيجاد بيئة خالية من المتاعب وفعالة بشكل كبير، ومن هذه المزايا تتمثل في الآتي:
الكفاءة والفاعلية في العمل
أفضل ممارسات إدارة التصاريح
أصبح استخدام برنامج إدارة التصاريح الرقمي أداة هامة تساعد في استخراج التصاريح بشكل أكثر سهولة وسرعة، وأصبح يمكنك القيام باستخراجها مع إجراءات أقل سواء في إتمامها أو تتبع المراحل التي وصلت إليها في الأقسام المختلفة، مما يحفظ السلامة والأمن بسبب سرعة استخراج التصاريح وعدم تعطيلها كما كان يحدث في السابق.
المرونة في سير الإجراءات
بعد أن تعرفنا على أفضل ممارسات إدارة التصاريح يجب العلم أن برنامج إدارة التصاريح يعد من البرامج المميزة الذي يمكن تعديله في كل مؤسسة عن الأخرى وفقا لنظام العمل المتبع فيها، مما يساعد في تخصيصه بالطريقة الملائمة والتي تسمح باستخراج التصاريح بطريقة أسهل وإجراءات أقل تعقيدا، ما يسهم بشكل أكثر فاعلية في تحقيق الأمن والسلامة المستهدفين في المنظمة.
السيطرة على المخاطر
من خلال هذا البرنامج تصبح المخاطر أقل ويمكن السيطرة عليها بشكل اكبر، فإذا كنت تعمل في بيئة تحدها المخاطر المرتفعة طوال الوقت فيمكن من خلاله توثيق المعدات التي يتم استخدامها في العمل وأيضا عمليات العزل والقيام بعمل اختبارات الغاز، ما يعمل على زيادة مستوى الأمان ويحقق السلامة بنسبة أكبر للموظفين أثناء تأدية مهام العمل.
توفير المعلومات في الوقت المناسب
من خلال البرنامج الرقمي الذي أطلقته إدارة التصاريح أصبح بإمكانك الوصول بكل سهولة لكل المعلومات التي تحتاجها عن أي نوع من أنواع التصاريح التي تقوم باستخراجها سواء كنت في البداية أو كانت قيد العمل أو منتهية وتحتاج الاستلام، كل هذا يمكنك الحصول عليه بطريقة بسيطة فقط من خلال الدخول على الإنترنت والموقع الرسمي الخاص بالإدارة، مما يسمح لك بتتبع مراحل استخراجها دون أي مجهود، وهو ما يمكن اعتباره أحد أفضل ممارسات إدارة التصاريح.
تحقيق التعاون المطلوب
يمكن اعتبار التعاون الإيجابي الفعال بين المنظمة والمقاولين أحد الأسباب المهمة التي تحقق الأمن المستهدف وهو ما يضمنه برنامج إدارة التصاريح للمقاولين الملتزمين مقارنة بما يفقده المقاول الغير ملتزم من تحقيق السلامة المطلوبة أثناء العمل.
أهم مزايا برنامج إدارة المخاطر الرقمي
أفضل ممارسات إدارة التصاريح
عند الحديث عن أفضل ممارسات إدارة التصاريح يجب أن نتعرف على أهم المزايا التي يمكن أن تتحقق للمستخدمين عند تطبيق برنامج إدارة المخاطر الرقمي والتي تتمثل فيما يلي:
- يعد هذا البرنامج ثورة في مجال حفظ الأمن والسلامة للعاملين في المؤسسات وليس فقط مجرد نظام تكنولوجي حديث يساعد في تسهيل الإجراءات.
- كما يعمل على القيام باستخراج التصاريح بشكل سلس بدون أي تعقيدات كما أنه يمكن المستخدمين من المتابعة لمراحل العمل حتى الانتهاء منها واستخراجه دون تعطيل أو بذل جهد فائق.
- يساعدك في إنشاء إشعارات وتنبيهات مخصصة تساعدك في تلبية احتياجات المؤسسة الخاصة بك.
- يعمل بشكل كبير على منع وقوع الحوادث وإنقاذ الكثير من الأرواح مما يخلق بيئة عمل آمنة.
- الوصول إلى مستوى عالي من الشفافية والوضوح في عملية استخراج التصاريح.
- إمكانية استخراج التصاريح للمقاولين الملتزمين بشكل أكثر يسرا.
- يعزز من القدرة على الامتثال لقوانين ولوائح العمل داخل المؤسسات مما يساعد بشكل أفضل على تحقيق الأمن المطلوب وتوفير بيئة مناسبة للعمل.
أهم التحديات التي تواجه إدارة التصاريح
عندما يكون هناك برنامج فعال يساعد في إدارة التصاريح بطريقة مثلى تمكن من تطبيق نظام الأمن والسلامة المطلوب في العمل فهذا من الأمور الجيدة والمطلوبة والتي لم تكن تتحقق لولا وجود أفضل ممارسات إدارة التصاريح، بينما توجد بعض المعوقات التي تمثل تحديات يمكنها أن تتسبب في عدم القدرة على تحقيق الهدف المنشود من إدارة التصاريح بالشكل الأمثل، وتتمثل هذه التحديات فيما يلي:
تأخر الموافقات
من ضمن التحديات التي تعطل سير العمل في إدارة التصاريح بالشكل الأمثل هو التأخر في الموافقة على إصدار التصريح مما يؤدي إلى إيجاد بيئة عمل غير آمنة وخلق ظروف غير مناسبة لتحقيق السلامة المطلوبة.
ويمكن تجاوز هذا التحدي من خلال تبسيط الإجراءات وتقليل العقوبات التي تعطل استخراجها ويتم ذلك باستخدام النظام الإلكتروني في استخراج التصاريح وإرسال الإشعارات للأشخاص المعنيين في الوقت المناسب، مع تحديث الحالة بعد الانتهاء من استخراج التصريح وفي الوقت الفعلي.
عدم التزام المقاولين
أفضل ممارسات إدارة التصاريح
في بعض الأحيان لا يلتزم جميع المقاولين في استخراج التصاريح اللازمة، وأفضل حل لهذه المشكلة هو بناء علاقات جيدة مع هؤلاء تساعدك في التعاون الإيجابي من خلال طلب المعلومات اللازمة للتصريح والتأكد من صحتها ثم التأكد من أنه يتم استخراجها فقط لحديثي التخرج من المقاولين.
عدم توافر البيانات الدقيقة
يعد هذا التحدي من أكبر التحديات التي يمكنها أن تعيق القدرة على الامتثال لتصاريح العمل بالشكل المطلوب، فعندما تتلقى المؤسسة المنوطة باستخراج التصاريح بيانات أو معلومات غير صحيحة أو غير كاملة فلن يكون هناك قدرة على الاستفادة من تصريح العمل بالشكل المطلوب.
وحتى يمكن التغلب على هذا التحدي كإدارة يمكن تصميم نظام إلكتروني متطور قائم على تقنيات حديثة يطلب من الموظفين من خلاله إدخال البيانات المطلوبة قبل تقديم تصريح العمل، ويجب تعزيز هذا البرنامج بالأدوات التي تتيح التحقق من صحة البيانات بعد إدخالها لتقليل الأخطاء المحتملة.
يمكن من خلال هذا البرنامج تحسين جودة العمل والاستفادة من أفضل ممارسات إدارة التصاريح من خلال الحصول على معلومات دقيقة عن المستخدمين.
مشاكل إدارة التمديد
من الممكن أن تعطل التعقيدات التي تحدث في الإدارة المختصة بتمديد التصاريح الإجراءات بالشكل الذي يصعب معه استخراج التصريح والانتهاء من إجراءاته، ولكن باستخدام نظام إدارة تصاريح العمل يمكنك التغلب على هذه المشكلة من خلال تتبع طلبات التمديد المقدمة والعمل على إنهاء الإجراءات الخاصة بها من مراجعة وأختام وتوقيعات وغيرها بشكل سريع بحيث يتم عمل التصريح في وقت قصير.
عدم القدرة على التتبع للتصاريح
لإمكانية الاستفادة من أفضل ممارسات إدارة التصاريح يجب العلم أن هذه المشكلة تعتبر من المشاكل الشائعة والتي يصعب معها القدرة على تقديم التقارير اللازمة بشأن معدلات الالتزام باستخراج التصاريح وبالتالي التحقق من معدلات السلامة المطلوبة في العمل، ويمكن هنا استخدام برنامج إدارة تصاريح العمل الرقمي الذي يساعد في إعداد تقارير إلكترونية دقيقة تمكن صاحب العمل من اتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المحدد.
عدم وجود تواصل فعال
لا يمكن تحقيق الامتثال المطلوب لعمل تصاريح العمل مع فقد حلقة التواصل الفعالة بين المختصين بإصدار التصاريح وبين العمال والموظفين، وذك لإمكانية يمكن تغطية هذه المشكلة وحلها بشكل جيد يجب تفعيل نظام الإشعارات الذي يبقى جميع الأطراف على تواصل جيد طوال الوقت بحيث يمكنهم ذلك من التحديثات التي تتم على حالة التصاريح وأيضا جميع التحديثات المتعلقة بالأمن والسلامة، ويعتبر هذا الحل من أفضل ممارسات إدارة التصاريح التي تساعد في الامتثال لإدارة التصاريح بالشكل المطلوب.
تابع المزيد: كيفية إدارة رخصتك عبر الإنترنت
عمل التدريبات اللازمة
أفضل ممارسات إدارة التصاريح
يؤدي عدم الوعي والقدرة على فهم أهمية استخراج التصاريح لعدم الالتزام بشكل يصعب معه التحكم في مستوى الالتزام المطلوب، ولكن يجب هنا عمل برامج توعية وتثقيفية بأهمية هذه التصاريح لتوفير الأمان المطلوب، وأن يتم تكرار هذه النوعية من البرامج على فترات حتى يمتثل لها الموظفين والمقاولين مع الوقت ويتم عمل التصاريح في الوقت المطلوب.
تعرفنا من خلال هذا المقال على أهم وأفضل ممارسات إدارة التصاريح التي تساعد في الحصول على بيئة عمل آمنة وتقلل من الحوادث، مع التحديات التي تعترضها وكيفية التعامل معها.
