دليلك للتعرف على أهم وظائف وأعمال معقب معاملات والمهارات المطلوبة

معقب معاملات تعتبر أحد أهم الوظائف الحيوية التي تعنى بإنجاز المهام والمعاملات الإدارية المطلوب إتمامها في الجهات والمصالح الحكومية والوزارات وأيضا في المؤسسات الخاصة بشركات القطاع الخاص.

وهنا يقوم معقب المعاملات بإنهاء المعاملات الناقصة التي يتوجب على الشخص القيام بها ويقوم بها هو نيابة عنه.

وفي هذا المقال سوف نتحدث بشئ من التفصيل عن وظيفة معقب المعاملات وأهميتها والمعايير الواجب توافرها بالشخص الذي يقوم بأداء هذا النوع من المهام، وغيرها من الكثير من التفاصيل، إذا كنت مهتم بالتعرف على وظيفة معقب المعاملات فتابع معنا هذا المقال.

وظيفة معقب معاملات

في البداية وقبل أن نسترسل في الحديث حول هذا الموضوع، من الضروري في البداية التعرف على ماهية وظيفة معقب معاملات وما هو الدور الذي يقوم به.

يقوم معقب المعاملات بتتبع الإجراءات الخاصة بأي من المعاملات التي تتم بجهات القطاع العام أو الخاص نيابة عن صاحب المعاملة نفسه.

ويحصل على إشعار مرجعية خاص بموقف المعاملة وأهم النواقص الموجودة فيها، والتي يجب توفيرها حسب ما تحتاجه الجهة المختصة التي يتقدم إليها لإنهاء المعاملة، والتعرف على تاريخ انتهائها ومدى الحاجة لنقلها إلى جهة أخرى لاستكمالها.

كما يعمل معقب المعاملات بإنهاء كافة الإجراءات الخاصة بالاستقدام فيمن ترغب الجهة الحكومية في تعيينه أو استقدامه للعمل لديها، ويقوم بالحصول على التأشيرات الخاصة بالخروج والعودة إلى الدولة وأيضا معاملات الخروج النهائي وإصدار المستندات الخاصة بالإقامة، ويقوم بعمل أي معاملات أخرى تدخل تحت بند التعقيب.

معقب معاملات

المهام التي يقوم بها معقب المعاملات

هناك العديد من المهام التي يقوم بها معقب معاملات والتي تتعدد وتتنوع حسب نوع المعاملة وحسب الجهة التي يتم إنهاء المعاملة فيها سواء كانت جهة حكومية أو قطاع خاص، ومن أهم هذه المهام ما يلي:

• يعمل معقب المعاملات على القيام بتوصيل جميع الطرود والخطابات الصادرة إلى مصالح حكومية.
• يعمل أيضا على استلام المعاملات التي يتم توجيهها إلى الشركات المختصة ذات العلاقة.
• أيضا يقوم بمتابعة إنهاء المعاملات الخاصة بالجهات الخاصة غير الحكومية من شركات ومؤسسات.
• يقوم كذلك بتوثيق المستندات المطلوبة والعمل على تجديد المستندات والوثائق والرخص الخاصة بالشركة.
• القيام بمتابعة البريد الإلكتروني وإحضاره إلى مقر الشركة المنوطة بالعمل.
• بالإضافة إلى ذلك يقوم معقب المعاملات بإعداد الملفات والسجلات والأوراق التي تساعده في تنظيم عمله.
• أي مهام تكلف بها الإدارة يجب عليه القيام بها وإنهائها في أسرع وقت.

المهارات المطلوب توافرها لدى معقب المعاملات

هناك العديد من الوظائف التي تحتاج إلى مهارات معينة حتى يمكن إنجازها، وتعتبر مهنة معقب معاملات ضمن هذه المهن المهمة التي تتطلب توافر بعض المهارات مثل:

• يجب أن يمتلك مهارات عالية في القدرة على القيادة والقدرة على الإشراف.
• كما يجب أن يكون لديه قدرات عالية في فن التعامل مع الآخرين والاتصال.
• مهارات مميزة في إعداد التقارير بطريقة احترافية .
• كما يجب أن يكون لديه مهارات فيما يختص بالقدرة على اتخاذ  القرارات والقدرة على تحمل مسئوليات وضغوط العمل.
• القدرة العالية على التحليل للبيانات بشكل منطقي، والمهارات التوجيهية في مجال العمل.
• ضف على كل ما سبق يجب أن يكون لدى معقب المعاملات المعرفة الكاملة والثقافة في التعرف على التشريعات الخاصة بالدولة والقوانين المنظمة لها.
• حتى يقوم بإتمام إجراءات المعاملات على أساسها، ولا يصطدم بأي مخالفات عند التعامل في المصالح المختلفة.

متطلبات العمل في مهمة معقب المعاملات

يجب أن تتوفر مؤهلات معينة لدى الشخص الذي يرغب في العمل كمعقب المعاملات، ومن أهم هذه المؤهلات نوضح ما يلي:

• يجب أن يكون الحد الأدنى لتعليم الشخص هو الثانوية العامة أو ما يعادلها وليس أقل من ذلك.
• يلزم أن يكون لديه مهارات عالية في استخدام الحاسب الآلي وبرامج الأوفيس.
• من الضروري أن يكون لديه أيضا رخصة خاصة بالقيادة.
• المهارات اللغوية مهمة، فمن الضروري أن يمتلك لغة ثانية غير اللغة العربية واحدة على الأقل وهي اللغة الإنجليزية.
• المعرفة التامة بجميع المصالح والهيئات الحكومية في الدائرة التي يعمل بها حتى يمكنه إنجاز المهام المطلوبة منه في أسرع وقت ممكن.
• ومن الضروري أيضا أن يكون لديه مهارات عالية في القدرة على تحمل ضغوط العمل. 

أهم الخدمات التي يقدمها معقب المعاملات

هناك العديد من الخدمات التي يقوم بها معقب الخدمات في المجال الحكومي وغير الحكومي نيابة عن صاحبها، ومن أهم هذه الخدمات نذكر ما يلي:

خدمات معقب المعاملات في الجهات المرورية

وهذه الخدمات تتمثل في:

• القيام بتجديد الاستمارات الخاصة بالمرور بدون فحص.
• أيضا القيام بمعاملات خاصة برفع المخالفات المرورية.
• بالنسبة لوظيفة معقب معاملات يقوم بإصدار كارتات التشغيل للمعدات والشاحنات الخاصة بوزارة النقل.
• بالنسبة أيضا للمعاملات الخاصة بمكتب العمل يقوم بعمل الإجراءات الخاصة بتحويل أوراق زائر إلى الدولة إلى مقيم وهذا بالنسبة للشركات والأفراد والمؤسسات.
• يعمل على إنهاء الإجراءات الخاصة بالخروج النهائي مع إقامة منتهية وهذا مهما كانت مدة الإقامة وما إذا كانت منتهية أو لا.

خدمات معقب العمل في الجوازات

هناك بعض الخدمات التي يقوم بها معقب معاملات في الجوازات والتي تتمثل فيما يلي:

• من أهم الخدمات التي يقوم بها أيضا في الجوازات هي القيام بتخفيض المقابل المادي المدفوع في الإجراءات الخاصة به.
• أيضا في الجوازات يقوم بتحويل جواز السفر من جواز مهني إلى جواز فردي مع القيام بتعديل قيمة الرسوم الخاصة به.
• يقوم أيضا بإصدار مستندات الإقامة الخاصة بالأشخاص في جميع المناطق في الدولة المقيم بها.
•  والعمل أيضا على تمديد تأشيرة الخروج والعودة من وإلى الدولة المقيم فيها.
• يعمل على تجديد مستندات الإقامة المنتهية الصلاحية حتى لو مر على انتهائها حوالي 10 سنوات.

معقب معاملات

مهام معقب المعاملات في مكتب العمل

هناك أيضا العديد من المهام التي يقوم بها معقب معاملات

 في مكتب العمل والتي تتمثل في الآتي:

• يعمل على إصدار الرخص الخاصة بالعمل مع وجود إقامة منتهية الصلاحية.
• كما يعمل على إلغاء بلاغات الهروب الخاصة بالعاملين الأجانب التي تمت بإخطار أو بدون إخطار.
• يعمل على إنهاء الإجراءات الخاصة بإنهاء هروب الإقامة المنتهية وتخليص الرسوم المستحقة.

بعض الخدمات المقدمة للأفرد والمؤسسات

يعمل معقب المعاملات على إنهاء بعض الإجراءات الخاصة بالأفراد والشركات التي تحتاج إلى شخص خبير يقوم بإنهائها في وقت أسرع وبتكاليف نقدية أقل، ومن هذه الخدمات ما يلي:

• يقوم بعمل جميع الإجراءات التي تختص بالخدمات العمالية للأفراد في المنازل ومنها خدمات عاملات منازل وتوفير خدمات الطبخ المنزلي، وأيضا توفير مزارعين وغيرها.
• كما يعمل على تقديم خدمات خاصة بالشركات والمؤسسات الخاصة مثل الخدمات الخاصة بالعلاقات العامة.أيضا يعمل على تقديم خدمات للأفراد والمؤسسات خارج الدولة التي يقيم فيها.
• حيث يكون لديه الخبرة الكافية لإنهاء جميع المعاملات عن بعد بكل كفاءة وقدرة عالية على تقليل قيمة التكاليف الخاصة بالتشغيل.
• بالإضافة إلى القدرة كـ معقب المعاملات على تقديم الاستشارات القانونية لجميع العملاء.

في نهاية هذا المقال تناولنا خدمة معقب معاملات وأهم الوظائف التي يقوم بها بالإضافة إلى المهارات التي يحتاجها لأداء عمله بكفاءة عالية.